Wien und Salzburg +70% Routineanfragen durch die KI
Ein digitaler erster Concierge, der die Routineanfragen übernimmt und komplexe Wünsche an das Team weitergibt.
Rezeption 
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026
Rezeption entlasten, ohne auf persönlichen Service zu verzichten
Die Rezeption entlasten heißt, Ihrem Team die Zeit zurückzugeben, die in Anrufe, Nachrichten und Anfragen fließt statt in die Gäste, die vor ihm stehen. chatlyn, das AI-Native GRM, beantwortet die Fragen, die jedes Hotel hundertmal am Tag hört, sendet die Antworten, bevor Gäste fragen, und übergibt Ihrem Team nur die Gespräche, die einen Menschen brauchen, mit der Gästehistorie dazu.
- Die immer gleichen Fragen beantwortet die KI
- Antworten, bevor Gäste fragen
- Das Persönliche bleibt bei Ihrem Team
4,9 auf Bewertungsplattformen
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026 Im Einsatz in über 100.000 Hotelzimmern weltweit
86% der Webchat-Anfragen beantwortet die KI im Spa Resort Geinberg
~85% der Routineanfragen übernimmt die KI im Hotel Enzian
+70% Routineanfragen übernimmt die KI im Hotel Sacher
54% weniger Zeit für Log-ins in einzelne Kanäle bei IMLAUER
Eine Schicht, zweimal erzählt
Ihr Team ist für Gäste da. Nicht für das WLAN-Passwort.
Dieselben Fragen kommen den ganzen Tag per Telefon, WhatsApp, E-Mail und Webchat. Hier eine Frühschicht an einer gut besuchten Rezeption.
- 07:00
Zwölf Nachrichten aus der Nacht fragen nach Frühstück, Parkplatz und WLAN-Passwort.
Die KI hat sie über Nacht beantwortet. Zwei brauchen einen Menschen und warten ganz oben.
- 08:30
An der Rezeption stauen sich die Check-outs, während das Telefon mit „Wo kann ich parken?“ klingelt.
Die heutigen Anreisen haben Parken, Zeiten und WLAN schon aus der Morgennachricht.
- 10:00
Eine Kollegin tippt die Öffnungszeiten des Spa in ihre fünfte Antwort des Tages.
Spa-Fragen beantwortet die KI aus Ihrer eigenen Spa-Seite.
- 12:15
Ein Gast schreibt auf Tschechisch. Die Nachricht wartet auf jemanden, der sie lesen kann.
Die KI antwortet auf Tschechisch. Übergibt sie, liest das Team die Nachricht auf Deutsch.
- 14:00
Schichtübergabe aus dem Gedächtnis: „Jemand hat nach einem Babybett gefragt, glaube ich.“
Jede Anfrage steht in ihrem Gespräch, mit einer zuständigen Person und internen Notizen.
- 15:30
Ein Paar reist zum Jahrestag an. Niemand hatte Zeit, etwas vorzubereiten.
Das Team hatte Zeit, Blumen ins Zimmer zu stellen. Der Wunsch kam vor zwei Tagen.
Eine Schicht voller gleicher Fragen, ohne Zeit für die Gäste, die einen Menschen brauchen.
Die Routine beantwortet die KI, und das Team hat Zeit für die Momente, an die sich Gäste erinnern.
So hilft Ihnen chatlyn
Vier Wege, wie chatlyn die Routine von Ihrer Rezeption nimmt
Die KI ersetzt Ihre Rezeption nicht. Sie beantwortet den ganzen Tag dieselben Fragen, damit Ihr Team Zeit für die Gäste hat, die vor ihm stehen.
Antworten aus Ihrem Wissen 
Beispiel aus der Praxis Hotel Enzian ~85% Routineanfragen durch die KI Hotel-Chatbot ansehen
Der KI einmal beibringen, nie zweimal antworten
Laden Sie Hausordnung, Menüs und Spa-Liste hoch und fügen Sie die Seiten Ihrer Website hinzu, die echte Antworten enthalten. Die KI liest sie regelmäßig neu aus und antwortet nur daraus, im Tonfall Ihres Hauses.
Fragen, die sie nicht beantworten kann, gehen an das Team und mit einem Antwortvorschlag in eine Prüfliste. Einmal freigegeben, ist die Frage ab dann abgedeckt.
Beispiel aus der Praxis Hotel Enzian ~85% Routineanfragen durch die KI Das Hotel Enzian hat die KI mit seinen Restaurantmenüs, Veranstaltungsplänen, der Hausordnung und Informationen zur Region trainiert. Sie ist heute die erste Anlaufstelle im Webchat und auf WhatsApp, rund um die Uhr.
Bevor sie fragen 
Beispiel aus der Praxis Spa Resort Geinberg 10.000+ Gäste pro Jahr auf WhatsApp Guest Journey Automatisierung ansehen
Die Fragen beantworten, bevor Gäste sie stellen
Der sicherste Weg zu weniger Anrufen: die Antwort zuerst senden. Am Morgen der Anreise sagt eine Nachricht aus Ihrem PMS jedem Gast, wann das Zimmer bereit ist, wann die Einrichtungen öffnen, wo er parkt und wie er ins WLAN kommt.
Schnellantworten decken die nächsten Fragen ab, etwa zu Gepäck und Kulinarik, sodass die meisten Gäste ohne offene Fragen anreisen.
Beispiel aus der Praxis Spa Resort Geinberg 10.000+ Gäste pro Jahr auf WhatsApp Am Anreisetag erhalten die Gäste von Geinberg eine Guten-Morgen-Nachricht mit Zimmerzeit, Öffnung der Therme, WLAN-Daten und Schnellantworten für Anreise und Parken, Gepäckaufbewahrung, Kulinarik und Wissenswertes.
Übergabe mit Kontext Beispiel aus der Praxis Hotel Sacher +70% Routineanfragen durch die KI Gästekommunikation ansehen
Ihr Team bekommt nur die Gespräche, die es braucht
Braucht ein Gast einen Menschen, bei einer Beschwerde, einem besonderen Anlass oder einer Gruppenanfrage, übergibt die KI das Gespräch sofort an Ihr Team, übersetzt und mit der Gästehistorie. Gäste können auch jederzeit nach einem Menschen fragen.
Wer sich ein Gespräch zuweist, stoppt darin die KI, und die Rückgabe ist ein Klick.
Beispiel aus der Praxis Hotel Sacher +70% Routineanfragen durch die KI Das Hotel Sacher setzt die KI in Wien und Salzburg als digitalen ersten Concierge ein: Sie übernimmt die Routine und gibt komplexe Wünsche an das Team weiter, im Tonfall und nach den Servicestandards des Hauses.
Keine Listen mehr von Hand 
Beispiel aus der Praxis IMLAUER Hotels 54% weniger Zeit für Log-ins Hotel-CRM ansehen
Die Listen, die Ihre Rezeption nicht mehr erstellen muss
Wer heute anreist, wer im Haus ist, wer morgen abreist, wer diese Woche Geburtstag hat: chatlyn erstellt diese Listen aus Ihrem PMS und hält sie selbst aktuell.
Senden Sie die Anreiseinformationen in einem Schritt an alle, die heute anreisen, statt eine ausgedruckte Liste abzuarbeiten.
Beispiel aus der Praxis IMLAUER Hotels 54% weniger Zeit für Log-ins IMLAUER hat alle Kanäle seiner Hotels in chatlyn gebündelt und die Zeit für Log-ins in einzelne Kanäle um 54% verkürzt. Seine WhatsApp-Newsletter öffnen 93% der Gäste.
Echte Hotels, echte Ergebnisse
Weniger Routine, mehr Zeit für Gäste
Zahlen, die unsere Kunden in ihren eigenen Häusern gemessen haben.
Oberösterreich 86% der Webchat-Anfragen ohne Mitarbeitende
Die KI beantwortet auf der Website Fragen zu Öffnungszeiten, Preisen, Angeboten und Anfahrt, rund um die Uhr, auch an Feiertagen.
Case Study lesen
Obertauern, Österreich ~85% Routineanfragen durch die KI
Trainiert auf Menüs, Veranstaltungen, Hausordnung und die Region, ist die KI die erste Anlaufstelle im Webchat und auf WhatsApp.
Case Study lesen Wien und Salzburg Case Study Mehr Zeit für persönlichen Service im Hotel Enzian
Gäste des Hotel Enzian buchen Monate im Voraus und vergessen die Details, also beantwortete die Rezeption in jeder Schicht dieselben Fragen. Heute ist die KI die erste Anlaufstelle im Webchat und auf WhatsApp, trainiert auf Menüs, Veranstaltungen, Hausordnung und die Region, und Nachrichten vor der Anreise zeigen jedem Gast das Programm für seine Tage, bevor er fragt.
~85% Routineanfragen durch die KI
~3 Sek. KI-Antwortzeit, rund um die Uhr
92% Nachrichten vor der Anreise geöffnet
Für uns ist das eine wirklich große Hilfe, auch für unser Team an der Rezeption: Es sind immer dieselben Fragen, die sich ständig wiederholen. Und so können wir uns stärker auf die Wünsche und Anliegen der Gäste und auf das Persönliche konzentrieren.
Elisabeth VeitEigentümerin, Hotel Enzian Obertauern Zeit-Rechner
Wie viele Stunden verbringt Ihre Rezeption mit denselben Fragen?
WLAN, Parken, Frühstückszeiten, der Weg zum Spa. Zählen Sie die Fragen, die Ihr Team täglich beantwortet, und sehen Sie, wie viel Zeit zurückkommt, wenn die KI die Routinefragen übernimmt.
Zeit für Ihr Team, jeden Monat
103 Stunden
Das sind 13 Schichten à acht Stunden für Gäste, die einen Menschen brauchen: Anreisen, besondere Wünsche, Beschwerden.
Sprechen Sie mit unsEine Schätzung, kein Versprechen. Der Standardwert von 86% ist der Anteil der Webchat-Anfragen, den die KI im Spa Resort Geinberg beantwortet hat, einem chatlyn-Kunden. Das Hotel Enzian berichtet von rund 85% der Routineanfragen. Die KI antwortet auf WhatsApp und im Webchat; bei E-Mails sendet immer ein Mensch.
Tipps für die Rezeption
So entlasten Sie die Rezeption, ohne auf persönlichen Service zu verzichten
Sechs Wege, wie Hotels ihrer Rezeption wiederkehrende Arbeit abnehmen und die Zeit ihren Gästen zurückgeben.
- 01
Die Fragen finden, die Sie täglich beantworten
Gehen Sie eine Woche an Anrufen und Nachrichten durch. Die meisten Hotels stellen fest, dass eine Handvoll Fragen den Großteil ausmacht.
Mit chatlyn: die Prüfliste zeigt jede Frage, die die KI noch nicht beantworten konnte, damit Sie die Lücken nach und nach schließen.
- 02
Die Antwort vor der Frage senden
Anreisezeiten, Parken, WLAN und Frühstückszeiten können am Morgen der Anreise hinausgehen. Jede Nachricht, die zuerst kommt, ist ein Anruf, der nie kommt.
Mit chatlyn: Ihr PMS löst am Anreisetag eine WhatsApp-Nachricht mit Schnellantworten aus.
- 03
Die KI die Routine übernehmen lassen, rund um die Uhr
In Nachtschichten und am Wochenende belasten wiederkehrende Fragen am meisten. Eine KI, die aus Ihren eigenen Informationen antwortet, wird ihrer nie müde.
Mit chatlyn: die KI antwortet auf WhatsApp und im Webchat in etwa 3 Sekunden, in der Sprache des Gastes.
- 04
Ein Posteingang statt fünf Apps
Der Wechsel zwischen Telefon, E-Mail, WhatsApp, Instagram und dem Booking.com-Extranet kostet jedes Mal Minuten.
Mit chatlyn: jeder Kanal in einem Posteingang. IMLAUER hat die Zeit für Log-ins in einzelne Kanäle um 54% verkürzt.
- 05
Mit Kontext übergeben
Eine Übergabe, bei der sich der Gast wiederholen muss, verdoppelt die Arbeit für alle.
Mit chatlyn: die KI übergibt mit dem ganzen Gespräch, bei Bedarf übersetzt.
- 06
Die Listen sich selbst erstellen lassen
Anreise-, Hausgast- und Geburtstagslisten sollte niemand jeden Morgen von Hand abtippen.
Mit chatlyn: Live-Listen aus Ihrem PMS: Anreise heute, im Haus, Abreise morgen, Geburtstage diese Woche.
Kunden 
Rezeptionsteams mit Zeit für ihre Gäste.
"Mit chatlyn erreichen wir eine Öffnungsrate von 95% auf WhatsApp. Unsere Gästekommunikation war noch nie so wirksam. Die Plattform ist zur zentralen Drehscheibe für alle unsere Häuser geworden."
"Gäste wollen sofort eine Antwort, und unsere KI beantwortet inzwischen 85% der Anfragen automatisch. Das entlastet unsere Rezeption enorm, sodass wir uns auf die persönlichen Momente konzentrieren können, die wirklich zählen."
"Unser Guest-Relations-Team erreicht heute Antwortzeiten unter 5 Minuten. Mit den Routing- und Workflow-Funktionen von chatlyn können sich unsere Butler auf wirklich individuelle Luxuserlebnisse konzentrieren."
"Die automatisierten Upselling-Kampagnen von chatlyn bringen jeden Monat messbaren Zusatzumsatz. Zimmer-Upgrades, Spa-Pakete, Tischreservierungen: Gäste schätzen die persönlichen Angebote."
"Mit chatlyn ist unsere Gästekommunikation effizienter und persönlicher geworden. Die schnelle, unkomplizierte Kommunikation hilft uns, auf die Wünsche unserer Gäste einzugehen und noch besseren Service zu bieten."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
World Travel Tech Awards Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026
FAQ
Fragen zur Entlastung der Rezeption.
Wiederkehrende Fragen automatisch beantworten, wichtige Informationen senden, bevor Gäste fragen, alle Kanäle in einem Posteingang bündeln und Gästelisten sich selbst erstellen lassen. chatlyn macht alle vier und übergibt Ihrem Team nur die Gespräche, die einen Menschen brauchen.
Nein. Sie nimmt Ihrem Team die wiederkehrenden Fragen ab, etwa zu Parkplatz, Öffnungszeiten und Anfahrt, damit mehr Zeit für die Gäste und Wünsche bleibt, die einen Menschen brauchen. Die Übergabe ist in jedem Gespräch nur einen Klick entfernt.
Alles, was das Wissen abdeckt, das Sie ihr geben: Seiten Ihrer Website, Hausordnung, Menüs, Spa-Listen und andere Dokumente. Im Spa Resort Geinberg beantwortet die KI Fragen zu Öffnungszeiten, Preisen, Angeboten und Anfahrt; im Hotel Enzian kennt sie die Restaurantmenüs, das Veranstaltungsprogramm, die Hausordnung und die Region.
Die KI übergibt sie mit dem ganzen Gespräch und bei Bedarf einer Übersetzung an Ihr Team. Gäste können auch jederzeit nach einem Menschen fragen, und das Gespräch geht direkt an jemanden, der Dienst hat.
Die meisten Hotels sind innerhalb von 2 bis 4 Wochen live, und unser Onboarding-Team richtet Wissen und Tonfall gemeinsam mit Ihnen ein. Im La Quinta by Wyndham Jumeirah in Dubai beantwortete die KI Gästefragen, kaum dass das Team sein Gästeverzeichnis und einige Seiten der Website hochgeladen hatte.
Ja. Die chatlyn-Plattform wird in Frankfurt gehostet, und Häuser mit strengeren Vorgaben können eine KI-Verarbeitung ausschließlich in der EU wählen. Die KI nutzt nur das Wissen, das Sie ihr geben.
Eine Plattform
Eine entlastete Rezeption ist ein Teil von chatlyn.
Hotel-Chatbot
Die KI, die die Routine auf WhatsApp und Ihrer Website beantwortet.
AnsehenGuest Journey Automatisierung
Anreiseinformationen, gesendet von Ihrem PMS, bevor Gäste fragen müssen.
Ansehen
Gästekommunikation
Jeder Kanal in einem Posteingang, mit Übergabe, Zuständigen und Übersetzung.
Ansehen Case Study Hotel Enzian
Etwa 85% der Routineanfragen übernimmt die KI.
Story lesenGeben Sie Ihrer Rezeption die Zeit für Gäste zurück.
Die KI von chatlyn beantwortet die Fragen, die Ihr Team jeden Tag hört, sendet die Antworten, bevor Gäste fragen, und übergibt nur, was einen Menschen braucht.
Dediziertes Onboarding-Team In Wochen statt Monaten live DSGVO-konform